仕事ができない・要領が悪い人が、1日たった5分で仕事ができるようになる方法

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Mao

作家、コンサルタント

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アフリカ２年　⇨ 香港３年　⇨石垣島５年目

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「仕事ができない」「要領が悪い」

そんな風に周りから言われたり、ご自身で感じていたり、しないでしょうか？

今日はこれを解決する方法をお届けしていきます。

この記事を読むことによって
あなたの仕事の能力は大幅に上がると思います。

仮に今、「要領が悪い」という自覚がなかったとしても、
このやり方を、行っていくだけで、
あなたの仕事の能力は間違いなく上がります。

会社員であれば、出世や昇給の可能性が少なからず上がると思いますし、
独立して、自分で仕事を生み出していくことができるようになると思います。

また、あなたの部下に要領が悪い人がいる場合の育成にも
使えると思います。

ぜひご活用いただければと思います。

＜動画でもお話ししています＞

YouTubeの視聴者さんより質問が届いていましたので、
まずはそちらを読み上げたいと思います。

質問ありがとうございます。

要領が悪いとやっぱり仕事ができない、

という風に思われてしまうと思います。

でも、この質問の方が言っているように
「何が悪いか良くわからない」という状態だと思うんですね。
今日は、この状態から抜け出るための方法を
お届けしていきたいお思います。

「要領が悪い」というのは、どういう状態なのか？

少し、仕事とは、フィールドが異なってしまうんですが、
こんな会話を想像してみてください。

僕は今、
家族４人で石垣島に移り住んできて約４年となります。

自宅でYouTubeを収録したり、
本を書いたりするような仕事をしているので

基本的に家にいて、
子どもたちと話をする機会がとっても多いんです。

で、
子どもたちとの会話を想像して欲しいんですが、

例えば、僕が息子に
「今日の学校どうだった？」って聞くと

—————————————————-

朝学校着いて、友達とポケモンの話をして、
1時間目は算数のテストで、全部できて、
で給食は、カレーがおいしくて、
あっ　2時間目は体育で跳び箱が難しくって
宿題は今日プリントが４ページあって、
隣の人は、昨日宿題やってなくて
そういえば、コンパスを買わなきゃ行けなかったんだけど忘れちゃってて
でね、でね、明日は、給食は石垣牛のシチューなんだよ。

—————————————————-

みたいな話を息子がします。

まぁ、かわいいんですけど、
この話が、長く続いてしまうと
頭がクラクラしちゃう時もあるんです。

仕事の面で言うと、
この状態が「要領が悪い」という状態だと思うんですね。

なんとなくわかりますか？

思い出したことを、
思いついた順番に
話しているような状態です。

そこには、優先順位もないし、起承転結もないし、
メリハリみたいなものもないですよね。

これだと、
「おいおい、要領悪いだろ」って言われてしまいます。

上司に、報告を求められた時も
どんな順番で報告していいかわからない

複数の仕事・複数のタスクが舞い込んだ時も
どの順番に、どの程度進めていけばいいのかわからない

そういった状態になってしまうと思うんです。

で、
ここで何が問題かというと、
「構造化」ができていないんですね。

関連記事▶︎40代で「仕事を辞めたい」と思っている方へ　転職や独立起業に必要なことをお話しします。

仕事の要領が良くなる方法：キーワードは「構造化」

仕事の要領が悪い、その状態を改善していくための
キーワードは「構造化」です。

「構造化」というと難しく感じるかもしれませんが、
「階層分け」といいう表現の方が伝わるかもしれませんね。

例えば、
僕はこんな感じで本を発売させてもらっています。

（画像をクリックしていただけると、Amazonの著者ページにジャンプします）

で、本を書くときに
どんなことを考えるか、というと、全体の構造です。

本のタイトルがあって、
各章があって、その下に各節があるようなイメージです。

一番上の階層、一番大きなものが、本のタイトル
二番目の階層が、各章になり
三番目の階層として、章の下に各節というものが配置されます。

こういった風に考えて
本の全体構造、全体構想を作っていきます。

こんなイメージと近いと思います。

構造的に物事を把握できるようになると

例えば、
上司へ報告をするときに、
「この件について報告があります。少しお時間よろしでしょうか？」
（まずは「タイトル」ですね）

相手側から承諾をもらえたら、

「この件に関してポイントは３つあります。
AとBとCです」
（ここが各章に当たる部分ですね）

こういった感じで３つ伝えた上で、

上司から、
「Bのポイントについて、もう少し詳しく聞きたい」
と言われたら

例えば、
「Bに関しては、１枚の資料にまとめてあります。
まずはこちらをご一読ください」

ここに各節が書かれている、といった感じですね。

こういう風に、
構造的に物事を把握できるようになると、
「要領が悪い」という状態から抜け出すことができます。

仕事が、
今まで以上にできるようになります。

仮に、
現場でプロジェクトを実行している、
タスクをこなしているとしても、

この構造化ができると
一つや二つ上の視点で、物事を見ることができるようになりますので、
上司の視点、上司の上司の視点が見えるようになります。

その結果、
上司が求めているものや、悩んでいることがわかるので

そこに適切にアプローチができ、
評価が上がったり、出世に繋がったりします。

関連記事▶︎【頑張っても給料が上がらない】意外な理由と３つの対策

仕事の要領を1日5分で上げる方法

「では、どうすればいいのか？」
「この構造化のスキルを身につけていくにはどうすればいいのか？」

ですが

その具体的な方法は、
1日5分、ノートに、日誌・日報を書いていく

たった、これだけです。

構造化のポイントを押さえるための
具体的な書き方をこれからお届けしますが、

例えば、1日の業務の最後に日誌をつける癖をつけたり、
1日の終わりに１日を振り返る癖をつけたり、

後輩や部下の育成であれば、
業務の一環として、日誌・日報制度を取り入れて、
後輩や部下に提出してもらうと、いいと思います。

これをやることで、

「構造化」「問題点の把握」「文章力の向上」
「伝達力・発表力の向上」など
さまざまな場面で、飛躍的な成果が望めます。

ということで
具体的なやりかたをお伝えしますね。

まずはノートをご用意ください。
ノートは手書きで書きます。

「1日5分」という制限をつけるといいと思います。

あまり時間をかけすぎてしまうと、
日誌を書くことが嫌になってしまうと思うので、
時間をかけないことがポイントです。
（日誌をダラダラ書いて、業務が捗らない、みたいなダメパターンも回避できます）

慣れてきたら、
1日3分などで設定してもいいと思います。

おすすめはタイマーをしっかりとかけてやること、
ボールペンを使い、書き直せないという制約をつけることもいいと思います。

タイマーがなったら、今日の日誌はそこで終わりです。
完成していなくても構いません。

毎日続けていくことで、だんだんと慣れていきます。
だんだんと時間感覚も身についてきます。

「5分で発表して」「3分で説明して」
という会社からの要求や指示にも、同時に慣れていくことができます。

日誌を書いていきながら、
その成長の過程をぜひ味わって欲しいと思います。

関連記事▶︎問題解決能力を高める考え方：「頭の切れる人」になる３つの思考ステップ　

仕事の要領を上げる具体的な日誌の書き方

では、
具体的な書き方です。

ノートを見開きで使います。

まず、
左上に、日付を書きます。

そして左側は

「出来事の記録」
思いついた出来事・今日あったこと・今日やったこと・できなかったこと
記憶に残っている言葉など
階層を気にせず、構造を気にせず、ドーンと書きます。

さっき僕の息子が、
今日は1時間目はこうで、給食はこうで、あっ2時間目にはこんなことがあって
みたいなバラバラに話した例がありましたよね
そんな感じで、
思いつく限り書いていきます。

そして
続いて右側です。

右上はタイトル

右の真ん中に、サマリー（要点をまとめたもの）

右下はレビューです。

この画面にあるような感じで、分割してください。
（YouTubeでも説明しています。動画で見たい方はこちらからどうぞ）

まず、真ん中の「サマリー」から書きます。

左側に記入した
今日の出来事の記録を見てもらった上で

あなたが重要だと感じる点を
サマリーとして書いてください。

できれば、この時は階層・構造を意識しましょう。

起承転結と言った、一連の流れを
矢印で表してもいいと思います。

結論を先に持ってきて、
その理由として、
「３つのポイント」を箇条書きで
書き出してももいいと思います。

上司から「今日は何があったか？」と聞かれたときに
報告するベースとなるような内容をサマリーに書いてください。

上司向けでなくても、
自分自身向けでも構いません。

左側に記入した「出来事の記録」を見てもらって、
右側にサマリーを書いてください。

そして、
一番上に、タイトルを書きます。

できれば、
魅力的で短いタイトルをつけるように工夫してください。

例えば、
トラブルがたくさんあった1日で、
サマリーに、今日のトラブルが５個書かれていたとしたら、

タイトルは、オーソドックスにいうと
「今日の５大トラブル」とかですね。

少し角度を変えて、
例えば、
「一難去って、また一難」
「トラブルは突然やってくる」
「５重苦でも大丈夫」

そんな感じのタイトルでもいいと思います。

慣れてくると、タイトルを考えながら、
サマリーを書き出せるようになっていくと思います。

で、一旦ここまでで、
通常の日誌としてはおしまいで、

最後に右下に、レビューを書きます。

改めて、
出来事の記録、タイトル、サマリーを見てもらって

自分なりの反省点、
もっとこうした方がいい、
このやり方はわかりやすい、

そういったことをレビューしてください。

これで、1日分は終わりです。

ここまでを、まずは5分でやります。
レビューまで含めて5分で終わるように時間配分をして、
やってみてください。

（前述の通り、5分が経った時点で、記入は終わりにしてください。
だんだんとその時間に合わせて、書けるようになってくると思います）

関連記事▶︎人にバカにされても気にならなくなる方法（体験談あり）

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たった5分で、さまざまな効果が見込めます。

1日たった5分ですが、
これをやると、様々なスキルが身に付きます

文章力・構造把握・コピーライティング・
時間把握・瞬間的に要点を掴む力・自分を客観視する力

めちゃくちゃ鍛えられます。

1日５分で構いません。
１００円のノートで構いません。
時間もお金もかかりません。

ぜひまずは３ヶ月続けてみてください。

３ヶ月後に、
・仕事の要点を掴む力が大幅に上がります。
・会議での発表力が大幅に上がります。
・業務上でのミスが減ります。
・仕事の優先順位をつける力も上がります。

とってもおすすめな方法です。
ぜひやってみてください。

最後に一つだけ、余計なことかもしれませんが、
付け加えたいと思います。

それは、
「インプットだけじゃダメ」ってことです。

要領を良くしたいと思って、
仕事ができるようになりたいと思って

こうやって記事を読んで学ぶ姿勢、
すごく大事だと思います。素晴らしいと思います。

学ばない人も、たくさんいる中で、
こうやって意欲を持って学ぼうとする気持ち
すごく素敵だと思います。

ここまで読まれてきたということは
学習意欲が高い証拠だと思います。

でも、
ここで満足してはダメなんです。

インプットだけではダメなんです。
ぜひ実際にノートを開いて
この1日５分やってください。

できない日があるかもしれません。
でも、できるだけ毎日やってみてください。

これをやるとあなた自身で
自分を改善できるようになります。

「今がどういった状況か」というのは、
実はあまり関係ありません。

「これからどのように成長できるか」
こっちの方が圧倒的に重要です。

冒頭にご紹介した
YouTubeの視聴者さんからの相談の中に

「後輩に追い抜かれてるぞ」と上司に言われたとしても
その気になれば
また後輩を追い抜くことはできますし、

なんなら、
「追い抜かれてるぞ」って口で言うだけの上司、
具体的に「要領を良くする方法」を教えない上司なんて、

その気になれば、追い抜けます。

でも、そのためには、
インプットだけではダメなんです。

ぜひ、まずは今日ご紹介した方法やってみてください。

「1日5分だけ」なので、時間もかからない、
必要なのはノートだけ、お金もかからない、

効果は抜群です。

やらない理由はないと思います。
ぜひやってみてくださいね。

改善に関しては、
こちらの記事も参考にしてください。

関連記事▶︎【人生を変える最強習慣】「７つの間違い」を知って最高の人生にしよう

ご覧くださって、
どうもありがとうございます。

何かのヒントになれば幸いです。

本を読んで、一緒に人生を変えていきましょう^^

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